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Datenschutzerklärung

Stand: 06.08.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Monument-Software GmbH Joseph-von-Fraunhofer-Str. 20 44227 Dortmund

Vertretungsberechtigte Personen: Andreas Beckermann, Monument-Software GmbH

E-Mail-Adresse: mail@monument-sofware.de Telefon: +49 231 58697142

Impressum: https://www.photo-hub.net/imprint

Datenschutzbeauftragter: Christoph Möde moede@monument-sofware.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Plattform sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur mit Einwilligung der Nutzer:innen oder auf einer sonstigen gesetzlichen Grundlage (Art. 6 Abs. 1 DSGVO), insbesondere:

  • Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): zur Erbringung unseres Bild-Upload-, Metadatenverarbeitungs- und Weiterleitungsdienstes,
  • Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): z. B. zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention,
  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): z. B. für optionale Cookies oder Newsletter,
  • Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten.

3. Bereitstellung der Plattform und Server-Log-Dateien

Bei jedem Aufruf unserer Webseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners, u. a.:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem
  • Referrer-URL
  • übertragene Datenmenge, Statuscode

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an technisch fehlerfreiem und sicherem Betrieb).

Speicherdauer: Log-Dateien werden aus Sicherheitsgründen für 30 Tage gespeichert und anschließend gelöscht bzw. anonymisiert, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht oder ein konkreter Sicherheitsvorfall die weitere Speicherung erfordert.

Hosting: Unsere Webseite und die zugehörige Infrastruktur werden gehostet von Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung unseres Dienstes ist die Anlage eines Nutzerkontos erforderlich. Dabei erheben wir insbesondere:

  • Name, ggf. Firmenbezeichnung und VAT Nummer
  • E-Mail-Adresse
  • Passwort (verschlüsselt bzw. nur gehashed gespeichert)
  • ggf. Adress- und Rechnungsdaten
  • ggf. FTP-Zugangsdaten von Zielservern, die Sie hinterlegen (siehe Ziffer 6)

Zweck: Bereitstellung, Authentifizierung und Verwaltung Ihres Nutzerkontos, Abrechnung, Support.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung/vorvertragliche Maßnahmen).

Speicherdauer: Kontodaten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung und darüber hinaus entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtlich i.d.R. 6-10 Jahre) gespeichert.

5. Upload und automatisierte Verarbeitung von Bildern und Metadaten

5.1 Was wir verarbeiten

Kernfunktion unseres Dienstes ist es, dass Fotografinnen und Fotografen bzw. Fotoagenturen Bilddateien auf unsere Plattform hochladen. Diese Bilddateien können folgende personenbezogene bzw. personenbeziehbare Daten enthalten:

  • XMP-/IPTC-/EXIF-Metadaten, z. B. Name des Fotografen/Urhebers, Copyright-Vermerk, Kontaktdaten, Bildbeschreibung, Schlagworte, Aufnahmeort/GPS-Koordinaten, Aufnahmegerät und -zeitpunkt,
  • Bildinhalte selbst, sofern darauf abgebildete Personen erkennbar sind (Personenbildnisse).

Diese Daten werden von uns automatisiert eingelesen, angepasst bzw. ergänzt (z. B. Normalisierung, Ergänzung von Rechteinhaber- oder Lizenzinformationen, Umbenennung von Feldern, Anonymisierung/Entfernung bestimmter Felder auf Wunsch) und anschließend zusammen mit der Bilddatei an von Ihnen ausgewählte Zielserver übertragen (siehe Ziffer 6).

5.2 Zweck der Verarbeitung

  • Automatisierte Bearbeitung, Normalisierung und Anreicherung von XMP-Metadaten gemäß den von Ihnen konfigurierten Regeln,
  • Sicherstellung, dass Urheber-, Lizenz- und Kontaktangaben korrekt und vollständig übertragen werden,
  • technische Bereitstellung der bearbeiteten Bilder zur Weiterleitung an Redaktionen/Kunden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erbringung der von Ihnen beauftragten Dienstleistung). Soweit die Bilder Aufnahmen abgebildeter Dritter (z. B. Personen) enthalten, verarbeiten wir diese Daten ausschließlich im Auftrag und auf Weisung des hochladenden Fotografen bzw. der Agentur; für die Rechtmäßigkeit der Aufnahme und Veröffentlichung abgebildeter Personen sowie die Einholung etwaig erforderlicher Einwilligungen ist der hochladende Nutzer/die hochladende Agentur selbst verantwortlich.

Speicherdauer: Die von Ihnen hochgeladenen Bilddateien sowie sämtliche im Rahmen der Bearbeitung entstehenden Zwischenergebnisse (u. a. verarbeitete Bilddateien, extrahierte oder angepasste Metadaten) werden ausschließlich für die Zeitdauer der Bearbeitung bzw. Verteilung an die von Ihnen konfigurierten Zielserver gespeichert. Nach erfolgter bzw. abgeschlossener Verteilung werden diese Zwischenergebnisse gelöscht.

Zusätzlich speichern wir von der eingehenden sowie von der ausgehenden Bilddatei jeweils die Dateinamen, Dateigröße, Datum und Zeit des Uploads, Username und Hostname des Zielservers und einen Hash-Wert der Datei. Dieser Hash-Wert ermöglicht lediglich die eindeutige Identifizierung der jeweiligen Datei (z. B. zum Nachweis, dass und in welcher Form eine bestimmte Datei bei uns eingegangen bzw. weitergeleitet wurde), lässt jedoch keinen Rückschluss auf die in der Datei enthaltenen Bildinhalte oder Metadaten zu. Diese Daten speichern wir für die Dauer der Vertragslaufzeit sowie zu Nachweiszwecken für weitere 3 Monate nach deren Beendigung.

Rechtsgrundlage für die Speicherung der Hash-Werte ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nachweis der ordnungsgemäßen Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Klärung von Übertragungs- bzw. Verarbeitungsvorgängen, z. B. bei Rückfragen oder Streitigkeiten über den Umfang der erbrachten Leistung, sowie Schutz gegen Missbrauch).

6. Weiterleitung an FTP-Server Dritter (z. B. Redaktionen, Kunden)

Ein zentraler Bestandteil unseres Dienstes ist die automatisierte Übertragung der von Ihnen hochgeladenen und verarbeiteten Bilder inklusive Metadaten an von Ihnen angegebene externe FTP-/SFTP-Server, etwa von Redaktionen, Bildagenturen oder anderen Kunden.

Wichtig dabei:

  • Die Zielserver und Empfänger bestimmen ausschließlich Sie als Nutzer:in bzw. Ihre Organisation. Wir übertragen Daten nur an die von Ihnen konfigurierten Ziele.
  • Mit der Übertragung an einen von Ihnen benannten Zielserver verlassen die Daten unseren Einflussbereich. Für die Datenverarbeitung durch den Empfänger (z. B. eine Redaktion) sind wir nicht verantwortlich; es gilt dessen eigene Datenschutzerklärung bzw. Datenschutzpraxis.
  • Zugangsdaten zu Ihren Ziel-FTP-Servern speichern wir und verwenden sie ausschließlich zur Durchführung der von Ihnen beauftragten Übertragung. Hostname und verwendeter Username werden protokolliert, Passwörter werden niemals protokolliert.
  • Sofern die Ziel-FTP-Server außerhalb der EU/des EWR liegen, kann es zu einer Datenübermittlung in Drittländer kommen. Dies liegt in der Verantwortung und auf Veranlassung des Nutzers, der den jeweiligen Zielserver konfiguriert; wir empfehlen, nur Zielserver zu hinterlegen, mit denen ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist (z. B. durch Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschluss).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ausführung Ihres Auftrags, die konfigurierte Weiterleitung vorzunehmen).

7. Cookies und ähnliche Technologien

7.1 Cookies

Wir setzen auf unserer Webseite Cookies ein.

  • Technisch notwendige Cookies (z. B. Session-, Login-Cookies): Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 TDDDG.
  • Optionale Cookies (z. B. Analyse, Komfortfunktionen): werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung kann jederzeit über https://www.photo-hub.net/userprofile widerrufen werden. Zum Gegenwärtigen Zeitpunkt werden keine optionalen Cookies von uns eingesetzt.

7.2 Lokaler Speicher des Browsers (Local Storage)

Neben Cookies nutzen wir den lokalen Speicher (Local Storage) Ihres Browsers. Die dort abgelegten Angaben verbleiben auf Ihrem Gerät: sie werden nicht an uns übertragen und weder zu Analyse- noch zu Werbezwecken oder zur Wiedererkennung über verschiedene Webseiten hinweg verwendet. Gespeichert werden:

  • Die von Ihnen gewählte Sprache.
  • Solange Sie angemeldet sind: die Angaben zu Ihrem Nutzerkonto, die uns unser Server zu Ihrer Anmeldung zurückmeldet - Ihre Benutzerkennung, Ihr Vor- und Nachname, Ihre E-Mail-Adresse sowie Name und Kennung der Teams, denen Sie angehören. Diese Angaben stammen aus Ihrem Nutzerkonto (siehe Ziffer 4) und werden lediglich zwischengespeichert.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG - die Speicherung ist jeweils unbedingt erforderlich, um einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und hinsichtlich der Spracheinstellung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Speicherdauer: Die Angaben zu Ihrem Nutzerkonto werden gelöscht, sobald Sie sich abmelden (Logout). Die Spracheinstellung wird ohne zeitliche Begrenzung gespeichert. Sie können den lokalen Speicher darüber hinaus jederzeit selbst über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

8. Kontaktaufnahme und Support

Wenn Sie uns per E-Mail, Kontaktformular oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Anliegen) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei vertragsbezogenen Anfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Speicherdauer: Löschung nach abschließender Bearbeitung der Anfrage, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Zahlungsabwicklung

Für die Nutzung unseres Dienstes bieten wir folgende Zahlungsarten an:

9.1 Zahlungsabwicklung über Mollie

Für die Abwicklung von Zahlungen setzen wir den Zahlungsdienstleister Mollie ein. Anbieter ist die Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande (nachfolgend "Mollie").

Wenn Sie innerhalb unseres Dienstes eine Zahlung durchführen, werden die dafür erforderlichen Daten (z. B. Rechnungsadresse einschließlich Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsbetrag) an Mollie übermittelt und dort verarbeitet. Während der Zahlung werden Sie an eine von Mollie bereitgestellte Umgebung umgeleitet, in der die Eingabe der Zahlungsdaten (gewählte Zahlungsart und zugehörige Daten, wie etwa IBAN, Kreditkartendaten, PayPal Benutzername) und damit zusammenhängende Daten (Ihre IP Adresse, verwendeter Browser und Gerätetyp) von Mollie erhoben und von Mollie selber verarbeitet werden. Diese dort eingegebenen Daten erhalten wir selbst in der Regel nicht. Die Daten werden je nach Zahlungsart ggf. von Mollie an die jeweiligen Zahlungsdienstleister (etwa PayPal, Kreditkarteninstitut, etc.) weitergeleitet. Weitere Einzelheiten zu den von Mollie erhobenen Daten und wie diese verarbeitet werden finden Sie in der Mollie Datenschutzerklärung.

Mollie verarbeitet die im Rahmen der Zahlungsabwicklung erhobenen Daten teilweise als eigenständig Verantwortlicher, insbesondere soweit dies zur Erfüllung eigener rechtlicher (u. a. finanzaufsichtsrechtlicher) Pflichten und zur Betrugsprävention erforderlich ist. In diesem Rahmen kann Mollie die Daten auch an beteiligte Dritte (z. B. Kreditkartenunternehmen, Banken oder weitere Zahlungsdienstleister) weitergeben, soweit dies für die Zahlungsabwicklung notwendig ist.

Die Übermittlung Ihrer Daten erfolgt zweckgebunden zur Zahlungsabwicklung. Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesses an einer zuverlässigen, sicheren und betrugsfreien Zahlungsabwicklung).

Speicherdauer: Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, verarbeiten wir bzw. Mollie die Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

9.2 Buchhaltung und steuerliche Aufbewahrungspflichten

Zur Erfüllung unserer gesetzlichen Buchführungs- und steuerlichen Pflichten übermitteln wir rechnungs- und zahlungsbezogene Daten (u. a. Name, Adresse, Rechnungsbeträge, Zahlungsdaten) an unsere/n Steuerberater:in bzw. unser Buchhaltungsbüro zur Verarbeitung im Rahmen der laufenden Buchhaltung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung aus handels- und steuerrechtlichen Vorschriften, u. a. §§ 238 ff. HGB, § 147 AO) i. V. m. Art. 28 DSGVO, sofern die Verarbeitung als Auftragsverarbeitung erfolgt.

Darüber hinaus sind wir gesetzlich verpflichtet, bestimmte rechnungs- und zahlungsbezogene Daten im Rahmen von Betriebsprüfungen oder auf Anforderung an die zuständigen Finanzbehörden (Finanzamt) zu übermitteln.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung, insbesondere aus der Abgabenordnung).

Speicherdauer: Rechnungs- und zahlungsbezogene Daten werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen (in der Regel 6 Jahre nach § 257 HGB bzw. 10 Jahre nach § 147 AO, je nach Art der Unterlage) aufbewahrt und erst danach gelöscht.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten und die von Ihnen hochgeladenen Bilder und Metadaten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen, u. a.:

  • Verschlüsselte Übertragung (TLS/SSL) zwischen Ihrem System und unserer Plattform sowie - soweit vom Zielserver unterstützt - bei der Weiterleitung an Dritt-FTP-Server (SFTP),
  • verschlüsselte Speicherung von Zugangsdaten,
  • Zugriffsbeschränkungen und Protokollierung von Zugriffen auf unsere Systeme,
  • regelmäßige Sicherheitsupdates.

11. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

  • Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
  • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

12. Hinweise für Fotograf:innen/Agenturen zu Daten Dritter in Bildmaterial

Sofern Sie über unsere Plattform Bilder hochladen, die personenbezogene Daten Dritter enthalten (z. B. erkennbare Personen, Metadaten mit Namen abgebildeter Personen), sind Sie als hochladende Nutzerin/hochladender Nutzer für die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung verantwortlich, insbesondere für:

  • die Rechtmäßigkeit der Aufnahme und ggf. erforderliche Einwilligungen abgebildeter Personen,
  • die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit in den Metadaten enthaltener Angaben,
  • die Einhaltung geltender Datenschutzvorschriften bei der Übermittlung an von Ihnen benannte Zielserver.

Wir verarbeiten diese Daten insoweit ausschließlich im Auftrag und nach Ihren Weisungen (Konfiguration der Metadatenregeln und Zielserver).

13. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes bzw. der Datenverarbeitung anzupassen. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs aktuelle, auf unserer Webseite veröffentlichte Fassung.